Etkili Sunum Teknikleri

·

9 min read

Bu yazıda Adnan Menderes Üniversitesi öğrencisi olarak Mustafa Alp hocamdan aldığım, onun anlatımı ve notlarıyla desteklenmiş etkili sunum teknikleri konusunu ele alacağım. Bu dersi olabilecek en eğlenceli ve kaliteli şekilde anlattığı ve notları paylaşmama izin verdiği için hocama teşekkür ederim.

2. Hafta

Sunum, bir veya daha fazla sunucunun birden fazla dinleyiciye verdiği konuşma, görüşme veya söz söyleme sanatıdır.

Sunum Yapmak Hakkında En Büyük Önyargılar:

  • Kişinin kendini yetkin etkin yeterli görmemesi.

  • Başka konuşmacıları taklit etmek.

  • Sahne korkusunun üzerinden gelememek.

İyi Bir Konuşma Veya Sunumun Sahip Olduğu Özellikler:

  • Konuşma doğal olmalıdır.

  • Konuşma mesaj içermelidir.

  • Konuşma dinleyicilere uygun olmalıdır.

  • Konuşma dinleyicileri rahatsız etmemelidir ve çeşitlilik sunmalıdır.

İyi Bir Konuşmacıda Olması Gerekenler:

  • Heyecanı denetleyebilir.

  • Konusuna hakimdir.

  • Dinleyicinin kim olduğunu bilir.

  • Sözlü ve sözsüz iletişim ile beden dilini iyi kullanır.

İyi Bir Konuşmacıda Olmaması Gerekenler

  • Çok çenebaz olmak.

  • Çok çekingen, kırılgan olmak.

  • Kendini aşırı övmek.

  • Çok monoton ağır dikkat çekmeyen şekilde konuşmak.

3. Hafta

Sunum Korkusu Nedir? Nasıl Aşılır?

Guinness rekorlar kitabında ölüm korkusundan sonraki en büyük korku topluluk karşısında yapılan konuşmalardır.

Sunum Korkusunu Gidermek İçin Yapılabilecekler:

  • Hazırlık ve prova yapmak.

  • Heyecanı avantaja dönüştürmek.

  • Korkuyu tanımlamak. Neyden korktuğumuzu bilmek.

  • Zihinsel sunum hazırlamak.

  • Başarılı olmayı sunumu iyi yapmayı hayal etmek.

  • Nefes egzersizleri yapmak.

  • Fiziksel belirtilerle (suskunluk, ellerin ayakların titremesi, hızlı veya yavaş konuşmak) baş etmek.

4. Hafta

Sunum Konusunun Belirlenmesi

Sunum konusu belirlerken her zaman insiyatif bize bırakılmayabilir.

Konuyu Seçme Şansı Verilirse:

  • Uzman olduğumuz, bilgimizin olduğu konuyu seçmeliyiz.

  • Dinleyiciye uygun konu seçmeliyiz.

  • Gündemde aktif olan konuyu seçmeliyiz.

  • Kendimize tanınan süreye göre konuşma yapmamız.

Konuyu Seçme Şansı Verilmediyse:

  • Bu konu önemli mi?

  • Dinleyiciye faydası olacak mı?

  • Başlık ilginç veya dikkat çekici mi?

Soruları sorulmalıdır.

5. Hafta

Dinleyici Analizi

Bir yere biriyle görüşme yapmaya gidiyorsanız o kişi hakkında bir şeyler bilmek istersiniz aynı şekilde konuşmacılarda dinleyici kitlesinin temel özelliklerini bilmek isterler.

  • Dinleyiciler kim? Ne için ordalar?

  • Dinleyicinin sunuma neden ihtiyacı var?

  • Dinleyiciler ne biliyor? Ne öğrenmeyi hedefliyor?

  • Dinleyiciler için ne türlü bir ortam uygundur?

Soruları sorulmalıdır bunlarla birlikte aşağıdaki bilgilere de ulaşmalıyız:

Demografik Özellikler: Yaş, cinsiyet, medeni durum, meslek, eğitim durumu.

Sosyo-Psikolojik Özellikler: Tutumlar, davranışlar, alışkanlıklar, inançlar ve değerler, öğrenme biçimleri.

Genel Olarak Karşılaşılan Dinleyici Tipleri:

  • Günlük Dinleyiciler

  • Basit Dinleyiciler

  • Seçici Dinleyiciler

  • Uyumlu Dinleyiciler

  • Kutuplaşmış Dinleyiciler

6. Hafta

Sunum Yeri Ve Sunum Zamanlamasının Belirlenmesi

Konuşmanın etkinliğini arttırabilmek ve dinleyiciye daha fazla ulaşabilmek için doğru zaman ve yer seçmek önemlidir.

Konuşmanın yapılacağı mekan, konuşmada ele alınacak konuyla uyumlu olmalıdır.

Oturma düzeni havalandırma ışıklandırma ses akustik gibi etkenlere dikkat edilmelidir. Materyaller önceden hazırlanmalıdır.

  • U Şeklinde Oturma: Resmiyet, eşitlik hissi

  • Dikdörtgen Şeklinde Oturma: Resmi sunumlar

  • Daire Şeklindeki Oturma: Grup çalışması, eşitlik vurgusu

  • Bistro: İkramlı yemek içecekli sunumlar

  • Serbest Oturma: Son zamanların popüler uygulaması.

  • Amfi Tiyatro Oturma: Dinleyiciyle en iyi göz teması kurulduğu, akustiğin en iyi olduğu oturma düzeni. En iyi oturma tipi bu.

  • Sınıf Şeklinde Oturma.

Sunum Zamanlaması

Çalışma sunumlarını haftasonumu yapmak risklidir. Bu tarz sunumlar haftasonumu tercih edilmez. Bununla birlikte Pazartesi ve Cuma günleri de tercih edilmez. En ideal günler Salı Çarşamba Perşembe günleridir.

En İdeal Saatler

İnsanların sunumlara en çok katılım sağladığı saatler öğlen 14.00–16.30 arası akşam ise 20.00–22.00 arası, yaz ise 21.00–23.00 arasıdır. Öğlen saatleri idealdir.

7. Hafta

  • Hazırlıksız konuşma yapmayın.

  • Uzmanlık alanınız olmayan konuda konuşmayın.

  • Ezberleyerek konuşma yapmayın.

  • Okuyarak konuşma yapmak kötünün iyisidir. Göz temasını engellediği için dikkatli olmalı tercih etmemeliyiz.

  • Konuya hakim olma, somut deliller sunma, karşı tarafı neden ikna ettiğimizi unutmadan bu unsurlara dikkat edilmeli.

  • En çok bilgilendirici, eğlenceli sunumlar tercih edilir.

10. Hafta

Sunum Öncesi Aşama

Sunumların giriş gelişme ve sonuç bölümleri vardır. Dinleyiciyi etkileyebilme, sunumun içine çekebilme, yapacağımız sunumun amacına ulaşması gibi amaçlarımız olmalıdır. Bu 3 bölümle yapılandırabiliriz.

Sunumun giriş bölümü merak uyandıran, dikkat çeken, beklenti yaratan şekilde tasarlandırılmalı

Gelişme yani gövde bölümünde ana fikir, kanıtlar, güncel konular, örnekleri kapsamalıdır.

Sonuç kısmı ise son hatırlatmaları yaptığımız girişle bağlantı kurduğumuz kalıcılığın daha çok olduğu bölümdür.

Sunum Yapılandırmada Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

  • Basitlik

  • Koordinasyon

  • Destekleme

  • İlerleme

  • Sembolleştirme

Sunum Yapılandırma Şekilleri:

  • Kronolojik: Zamansal Yapılandırma

  • Mekansal: Olay ve olguların gerçekleştiği mekanlar belirtilerek anlatılmalı

  • Neden Sonuç : Somut Veriler

  • İlişki Ağları

  • Problem Çözüm Düzenlemeleri

  • Tümevarım ve tümdengelim yöntemiyle düzenleme

Soru cevap ve önem sırasına göre düzenleme:

Kendi içerisinde 4’e ayrılır:

  1. Psikolojik ilerleme

  2. Önem sırası tekniği

  3. Basitten karmaşığa tekniği

Sunumun Başlangıcı Konuşmanın Giriş Bölümü

İlk etkinin bırakıldığı, ilk dikkatin çekildiği, dinleyiciyi sunumun içine çekebileceğimiz bölümdür.

Dinleyici kitesi genelde sadece kazanımının olacağı sunuma gider. Giriş bölümü dinleyiciye bunu kanıtlamak için en uygun bölümdür.

Dinleyici kitlesine yetkin olduğumuzu hissettirmek, acemi olduğumuzu kesinlikle hissettirmemek, güven vermek önemlidir. Dinleyicinin hatırlayacağı küçük sözler içermelidir. Konuşmayla alakalı savımızı en etkili çarpıcı cümlelerle savunacağımız, anlatacağımız bölümdür. Konuşmanın dinlemeye değer olduğunu hissettirmek önemlidir.

  • Konuşmanın Hedefleri

  • Dikkat çekmek

  • Dinleyiciye ulaşmak

  • Beklenti yaratmak

  • Dinleyicinin dinlemesini sağlamak

  • Öncelikli olarak kendimizi tanıtmalı sonra sunumun akışından bahsetmeliyiz.

  • İstatistik veriler sunulmalı fakat çok detay vererek dinleyici sıkılmamalı. Detaylı bilgiler gelişme bölümünde olacak.

12. Hafta

Sunumun Gelişme Bölümü

Ana fikir, ana fikirleri açıklamak anafikri destekleyen yardımcı bölümleri anlatmak ve bolca grafik fotoğraf video tanımlamanın yapılacağı bölümdür. Stratejik hamlelerle sunumun gelişme bölümünü daha iyi hale getirebiliriz.

Sunumun Gelişme Bölümünde Fikirler Arası Geçiş Yaparken Dikkat Edilmesi Gerekenler

  • Kısalık

  • Canlılık

  • Yakınlık

  • Paralellik

Parçalara ayırma, örnek-olay ve açıklayıcı yöntem en sık kullanılan sunum yöntemleri arasındadır.

Gelişme bölümünde hangi yöntem kullanılırsa kullansın fikirler arası geçişi düzgün yapmamız gereklidir.

Sunumun Gelişme Bölümünde Ana Ve Yardımcı Fikirleri Açıklamak İçin Kullanılan Yöntemler:

  1. Fonksiyonlar listesi

  2. Nedenler sonuçlar serisi

  3. Rasyonel kanıt

  4. Görsel örnekler

  5. Bir nesne veya model gösterme

  6. Örneklendirme

  7. Aşamaları belirtme

  8. Karşılaştırma Yapma

  9. Kanıt Gösterme

  10. Canlandırma Yapmak

Geçiş Yaparken Dikkat Etmemiz Gerekenler

  • Geri Dönüşler Yapmak

  • Durdurmak

  • Fiziksel Hareketlilik Katmak

  • İfadede Değişiklik Yapmak

  • Dikkat Çekmek/Yaratmak

Sunumun Geliştirilmesinde Destekleyici Materyaller

  1. Kavramlar Kullanmak

  2. İstatistikler Kullanmak

  3. Örnekler Vermek

  4. Anektodlar Anlatmak

  5. Belgeler Göstermek

  6. Metafor Kullanmak

  7. Korkuyu Hissettirmek (Zorunluluk Varsa)

  8. Görsel Materyal Kullanmak (Bir şeyi hem söylemek hem göstermek kalıcılığın en yüksek olduğu yöntemdir.)

  9. Grafik Göstermek

Sunumda Kullanılan Görsel Yardımcı Araçlar

  1. Projeksiyonlar

  2. Bilgisayarlar

  3. Beyaz Tahtalar

  4. Büyük Kağıtlar

  5. Şeffaf Slaytlar

  6. Videolar

  7. PowerPoint

PowerPoint Sunum Tasarlarken Yapılması Yapılmaması Gerekenler

Kesinlikle PowerPoint sayfasının tamamına bir paragraf yazı yazmayın.

Kısa, bize konuyu hatırlatacak dinleyiciye mantıklı gelecek şeyler kullanmalıyız.

Sayfanın tasarımı makul olmalı bir sayfaya ya bir görsel ya bir grafik ya bir video koyuyoruz. Salondan bakan herkesin görebileceği şekilde boyutları ayarlıyoruz ayrıca renkleri de. Yazı tipi salonun her yerinden görülecek şekilde 20–30 punto arasında olmalıdır. Ortamın rengine uygun bir renk seçilmeli. Satır sonuna — koyarak sözcüğü aşağı indirmiyoruz. Noktalama ve imlalara dikkat ediyoruz.

  • Ekran tasarımına dikkat edelim.

  • Metinleri ortalamaya çalışalım.

  • Hareketli metin oluşturmayalım.

  • Ekranda 20 sözcüğü geçirmeyelim.

  • Çerçeve kenarında boşluk olsun.

  • Ekrana en fazla 10 satır koyalım yan yana 25’ten fazla kelime yazmayalım.

  • Satır sonuna — koymak yerine kelimeyi alt satıra yazıyoruz.

  • Uzun ve çok kelime kullanmıyoruz.

Sunumdan Önce Şunları Değerlendirelim:

  1. Bu sunumu ben dinleseydim ekranı rahatlıkla görebilecek miydim?

  2. Konuyla alakasız materyal var mı?

  3. Yazım hatası var mı?

  4. Kombinasyon göze hoş geliyor mu?

  5. Mesajımız net mi? Kolay anlaşılıyor mu?

13. Hafta

Sunumun Kapanış Bölümü — Sunumda Soru Sorma Ve Yanıt Verme

Sunumun Kapanış Bölümü

Sunumun başlangıç bölümü kadar önemlidir. Dinleyicilerin konuşmadan etkilenmesi için son vurgulamaların yapıldığı bölümdür.

Sonuç Bölümünün Sunumdaki İşlevleri

  1. Özetleme

  2. Motive Etme

  3. Bittiğini Hissettirme

  4. Yararını Belirtme

Sunumun En Etkili Kapanış Biçimi

  • Özetler Yapmak

  • Etki Yaratmak

  • Teşvik Etmek

  • Girişle Bağlantı Kurmak

Sunumun Kapanış Bölümünde Yapılmaması Gerekenler

  1. Aniden Bitirmek Ya Da Bitirememek.

  2. Sözü Dolandırmak.

Sunumda Soru Sorma Ve Yanıt Verme

Sunum yapan kişiler konusuna hakim olan kişilerdir. Dolayısıyla dinleyicinin karşısına bu niteliklerle çıktığımız için sorulardan kaçmamamız gerek. Sorulardan kaçmak eksik olduğumuzu hissettirebilir.

Sorular sunumdan sonra alınabilir ve bu bilgi dinleyiciye sunumun başında verilmelidir.

Dinleyicinin soru sormasının birçok amacı olabilir. Kaçamak cevaplar verilmemelidir.

Sunum Sırasında Gelen Genel Soru Tipleri

  1. Varsayım Sorular

  2. Yönlendirici Sorular

  3. Kayıt Dışı Sorular

  4. Evet Hayır Sorular

  5. Yerinde Olmayan Sorular

  6. Olumsuz Sorular

Olumsuz sorulara cevap verebilmek önemlidir. Bu sorular siyasi veya politik de olabilirler. Bunlarla birlikte hakaret etmeler, kışkırtma amacı taşıyan sorular da sorulabilir. Konuşmacının soğukkanlı olması önemlidir.

Olumsuz sorularda soruya dikkat edilmeli, soruyu soran kişi iyi analiz edilmelidir. Verdiğimiz yanıtları ise hiddetlenmeden, bilimsel gerçekliklere ve konuşmamıza atıflar yaparak vermeliyiz. Arkadaşca yaklaşmalıyız. Soruyu soruyla yanıt vermeden, münakaşaya girmeden cevap vermeliyiz. Bedenimizi tamamen kişiye yönlendirmek, gözlerinin içine bakmak ve soruyu tekrar ettirmek sizi 1–0 öne geçirecektir.

14–15. Hafta

Sunum Notları — Sunum El Kartları Hazırlamak Ve Kullanmak

Hatırlamak amacıyla baktığımız kartlardır. A5 boyutundaki kartlardır. Dinleyiciye bakan kısmında kurumsal amblem, logo olması daha iyi olur. A4 Boyutundaki kartlar kullanılmamalıdır. İstediğimiz büyüklükte istediğimiz şeyi yazabiliriz. Eğilip bükülmemesi önerilir. PowerPoint sunusuyla senkronize hazırlanmalıdır. Sunum el kartlarına sık sık unuttuğumuz şeyleri yazmalıyız.

Sunum El Kartlarının Yararları

  1. Hatırlamak

  2. Rota Çizmek

  3. Görselleri Açıklamak

  4. Metni Okumamak

Sunum el kartlarını sahneye çıkmadan önce kontrol etmeliyiz.

Kart bazen çok olabiliyor. Bu durumda numaralandırma çok önemlidir. Sunum el kartları karışmamalıdır.

Sunumda Sesin Doğru Ve Etkili Kullanımı

Konuşmamızı etkili yapıyorsak sesimizi iyi kullanmamız işimize yarayacaktır. Ağzımızdan çıkan kelimelerden çok hitabımız, duruşumuz, beden dilimiz, sözlü iletişimimiz etkili olmaktadır. Ses konuşmanın anlamlı olmasını etkileyen en önemli ögedir. Özellikle topluluk karşısına çıkacak olan sanatçılar, siyasetçiler ses eğitimi alırlar.

Bir Konuşmada Sese İlişkin Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

  1. Sesin Tonu

  2. Sesin Volümü

  3. Sesin Hızı

  4. Sesin Kalitesi

  5. Sesin Ritmi

En sık yapılan ses alıştırmaları:

  1. Nefes Egzersizleri

  2. Artikulasyon Çalışmaları

  3. Okuma Alıştırması

Sunumda Sözsüz İletişim Ve Beden Dilinin Etkili Kullanımı

Konuşmamızın içeriği ne kadar iyi olursa olsun bunu iyi ete kemiğe büründürmemiz, iyi pazarlamamız gerekiyor. Bu nedenle beden dili ve sözsüz iletişimin kullanımı son derece önemlidir.

Konuşmacıyla göz teması kurunuz. Konuşmacıysanız da dinleyiciyseniz de. Tüm dinleyiciye baktığımız hissettirilmelidir.

Sürekli kürsünün ya da masanın arkasında olmak yerine hareketli olun ama ağırlıklı olarak bedeninizin tamamını dinleyiciye dönerek konuşmanızı yapınız.

Çok abartılı aksesuarlar, makyajlar, kıyafetler kullanmanız dinleyicinin odak noktasını değiştireceğinden tavsiye edilmez.

Jestler, el hareketleri abartılı olmamalıdır. Mimiklerimiz ve el hareketlerimiz sözlerimizle koordineli olmalıdır. Eller bağlanmamalı ya da birbirine geçirilmemelidir. Sürekli elimizle kolumuzla yüzümüzle oynamamalıyız. Parmak kütletme ve elleri arkadan bağlamak olumsuz etki bırakır.

Sunumun Değerlendirilmesi Ve Prova Yapmak

Sunumlar Genel Olarak Şöyle Değerlendirilir:

  1. İyi Hazırlandık Mı?

  2. Sunum Konusunu İyi Belirledik Mi?

  3. Sunum Yerini Ve Zamanını İyi Belirledik Mi?

  4. Giriş Gelişme Sonuç Bölümü Amacına Ulaştı Mı? Hepsinde Yapılması Gerekenleri Yaptık Mı? Yapılmaması Gerekenlere Dikkat Edildi Mi?

Değerlendirme Yöntemleri:

  1. Etkileme Yönünden Değerlendirme

  2. Konuşma Tutumu Ve Hareketleri

Sınav İçin Mustafa Alp Hocanın Verdiği Bilgiler:

  1. Sınav klasik olacak.

  2. 4 veya 5 soru sorulacak.

  3. Yarım saat süremiz var.

  4. Derste anlatılan bağlamda cevaplar bekleniyor olacak.

  5. Detay sorulmayacak.

  6. En yüzeysel şekilde vurgulanan yerler sorulacak.

  7. İnternetten kopyala yapıştır yapmayın, derste anlatılan bağlamda cevap istenecek.

Bu notlar Mustafa Alp hocanın söylediği şeyler ve dersinde anlattığı yerlerdir fakat sınava hazırlanmak için sadece bu notların yeterli olmayacağını unutmayın. Bazı ders videolarında ve bazı kısımlarda hoca özellikle burayı not alın, buradan çıkar diye belirtiyor o yüzden ders videolarınızı izlemenizi ve bu notları zamandan tasarruf etmek için kullanmanızı tavsiye ederim.

Notlar hocamızın izniyle paylaşılmıştır. Kendisine bu izni verdiği için ayrı, değerli bir o kadar eğlenceli ders anlatımı için ayrı teşekkür ederim. Başarılar.